Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Koordinator dokumentacije
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo koordinatorja dokumentacije, ki bo odgovoren za učinkovito organizacijo, spremljanje in vzdrževanje dokumentov v podporo vsakodnevnemu poslovanju organizacije. Ta vloga je ključna za zagotavljanje, da so vsi interni in zunanji dokumenti pravilno evidentirani, razvrščeni, posodobljeni in dostopni pooblaščenim osebam. Koordinator dokumentacije sodeluje z različnimi oddelki, da zagotovi skladnost dokumentacijskih postopkov, podpira revizijske zahteve ter pomaga pri izboljševanju procesov upravljanja informacij.
Uspešen kandidat bo zelo organiziran, natančen in sposoben upravljati več nalog hkrati v dinamičnem delovnem okolju. Delo vključuje pregledovanje dokumentov glede popolnosti, usklajevanje različic, arhiviranje zapisov ter spremljanje rokov za oddajo, odobritev in hrambo dokumentacije. Pomemben del vloge je tudi zagotavljanje, da dokumenti izpolnjujejo interne standarde kakovosti, varnostne zahteve in morebitne zakonske ali regulativne smernice.
Koordinator dokumentacije pogosto deluje kot osrednja kontaktna točka za vprašanja, povezana z dokumenti, zato so odlične komunikacijske sposobnosti zelo pomembne. Oseba na tem delovnem mestu mora znati jasno komunicirati z zaposlenimi, vodji in zunanjimi partnerji, hkrati pa ohranjati visoko stopnjo zaupnosti pri ravnanju z občutljivimi informacijami. Poleg administrativnih nalog se od kandidata pričakuje tudi predlaganje izboljšav pri dokumentacijskih tokovih, uvedbi digitalnih rešitev in standardizaciji postopkov.
V tej vlogi boste uporabljali različna programska orodja za upravljanje dokumentov, preglednice, interne baze podatkov in sisteme za elektronsko hrambo. Za uspeh je pomembno dobro razumevanje strukturiranega arhiviranja, nadzora različic in osnov poročanja. Idealni kandidat je samoiniciativen, zanesljiv in sposoben delati samostojno ter v skupini. Cenimo osebo, ki razume pomen natančne dokumentacije za operativno učinkovitost, skladnost in dolgoročno sledljivost poslovnih procesov.
To delovno mesto je primerno za posameznike, ki uživajo v delu s podatki, postopki in organizacijo informacij. Če vas veseli ustvarjanje reda, podpora ekipam in zagotavljanje, da pomembni dokumenti nikoli niso izgubljeni ali nepopolni, je to odlična priložnost za razvoj kariere v administrativnem in operativnem okolju. Pričakujemo proaktiven pristop, odgovornost do rokov in pripravljenost na stalno izboljševanje kakovosti dokumentacijskih praks.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Organiziranje, razvrščanje in arhiviranje fizične ter elektronske dokumentacije.
- Spremljanje različic dokumentov in zagotavljanje uporabe aktualnih zapisov.
- Preverjanje popolnosti, točnosti in skladnosti dokumentov z internimi postopki.
- Usklajevanje zbiranja dokumentacije med različnimi oddelki in zunanjimi partnerji.
- Vzdrževanje evidenc, registrov in sistemov za upravljanje dokumentov.
- Priprava dokumentacije za revizije, preglede in notranje kontrole.
- Spremljanje rokov za oddajo, odobritev, obnovitev in hrambo dokumentov.
- Podpora pri izboljšavah procesov dokumentiranja in digitalizacije arhivov.
Zahteve
Text copied to clipboard!- Zaključena najmanj srednješolska izobrazba, zaželena višja ali visoka izobrazba.
- Izkušnje z administrativnim delom ali upravljanjem dokumentacije so prednost.
- Odlične organizacijske sposobnosti in visoka stopnja natančnosti.
- Dobro poznavanje programov Microsoft Office ali podobnih pisarniških orodij.
- Sposobnost dela z dokumentnimi sistemi in elektronskimi arhivi.
- Dobre pisne in ustne komunikacijske sposobnosti v slovenščini.
- Sposobnost samostojnega dela ter učinkovitega določanja prioritet.
- Zanesljivost, diskretnost in odgovoren odnos do zaupnih informacij.
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z upravljanjem ali arhiviranjem dokumentacije?
- Kako zagotavljate natančnost pri delu z velikim številom dokumentov?
- Ali ste že uporabljali sistem za elektronsko upravljanje dokumentov?
- Kako se lotite usklajevanja več rokov in zahtev različnih oddelkov?
- Kako ravnate z zaupno ali občutljivo dokumentacijo?
- Ali imate izkušnje s pripravo dokumentov za revizije ali notranje preglede?
- Katere pisarniške programe in orodja najpogosteje uporabljate pri delu?
- Kaj vas motivira za delo na področju administracije in dokumentacije?
